你好。就如何办理房屋租赁合同这一问题，根据《合同法》第二百一十五条租赁期限六个月以上的，应当采用书面形式。当事人未采用书面形式的，视为不定期租赁。也就是说对方单位与你们在口头约定房屋租赁时已经是不定期合同了，不定期合同是可以随时解除的，所以你们可以解除合同，不再出租房屋给对方。希望能帮到你。

办理房租租赁合同登记备案手续时，要提交下列材料：

1、房地产权证或者其他权属证明;若向外来流动人员出租的，还应附公安部门发放的房屋租赁治安许可证;

2、出租人的个人身份证明或企业、其他组织的登记注册证明;如果属共有房屋出租的，还应当提交其他共有人同意出租的证明;委托出租的，应提交委托合同;代理出租的，应提交房屋所有权人委托代理出租的证明;

3、承租人在办理登记备案手续时应提交自己的个人身份证明或者企业、其他组织的登记注册证明。无论是出租人还是承租人，在提交的个人身份证明中，居住在国外的公民应当提交有效的人民共和国护照;香港、澳门的个人，应当提交港、澳居民往来内地通行证;台湾个人，应当提交台湾居民来往大陆通行证;境外企业、其他组织，应当提交经公证或者认证的登记注册证明。

房屋租赁合同的一方当事人要求登记备案，另一方不予配合的，要求登记备案的一方当事人可以持租赁合同及自己一方应当提交的材料办理登记备案，房地产交易中心或农场系统受理处应予受理。

希望能帮到你。